Monissa yrityksissä kehitetään jatkuvasti tuotteita, palveluita, prosesseja, ohjelmistoja ja toimintamalleja. Kaikki kehittämistyö ei kuitenkaan oikeuta Tutkimus- ja kehittämistoiminnan verovähennykseen. Käytännössä keskeinen kysymys on usein yksinkertainen: Pyritäänkö hankkeessa luomaan jotain olennaisesti uutta vai hyödynnetäänkö olemassa olevaa tietoa, teknologiaa tai osaamista tunnetulla tavalla.

Käytännössä rajanveto konkretisoituu usein hankkeiden sisällössä.

Esimerkiksi valmistavan teollisuuden yritys voi käynnistää laajan tuotannon kehittämishankkeen tavoitteenaan lyhentää läpimenoaikoja, lisätä automaatiota tai parantaa toimitusvarmuutta. Jos tavoitteet voidaan saavuttaa hyödyntämällä tunnettuja teknologioita ja toimintamalleja, kyse on tyypillisesti normaalista kehittämisestä. Tilanne voi kuitenkin olla toinen silloin, kun yritys pyrkii rakentamaan uudenlaisen tuotanto-, ohjaus- tai tiedonhallintamallin eikä hankkeen alussa tiedetä, onko tavoiteltu lopputulos ylipäänsä saavutettavissa tai millä keinoin siihen päästään. Tällöin kyse voi olla tutkimus- ja kehittämistoiminnasta, vaikka lopputuloksena ei syntyisi uutta tuotetta vaan uusi prosessi tai toimintamalli.

Vastaavasti ohjelmistokehityksessä kaikki kehitystyö ei ole tutkimus- ja kehittämistoimintaa. Olemassa olevan järjestelmän ylläpito, yksittäisten toiminnallisuuksien lisääminen tai tunnettuun teknologiaan perustuva toteutustyö eivät yleensä täytä vähennyksen edellytyksiä. Tilanne muuttuu kuitenkin silloin, kun hankkeessa pyritään ratkaisemaan sellaisia teknisiä kysymyksiä, joihin ei ole olemassa valmista vastausta ja joiden ratkaiseminen edellyttää vaihtoehtoisten ratkaisujen tutkimista, testaamista ja validointia.

Kolmas käytännössä usein vastaan tuleva tilanne liittyy olemassa olevien tuotteiden tai palveluiden kehittämiseen. Yritykset saattavat ajatella, että tutkimus- ja kehittämistoiminnassa on aina kyse täysin uudesta tuotteesta tai teknologiasta. Käytännön kokemukset osoittavat kuitenkin, että myös olemassa olevan tuotteen, palvelun tai toimintamallin merkittävä kehittäminen voi täyttää vähennyksen edellytykset, jos kehitystyöhön liittyy aidosti ratkaisemattomia teknisiä, toiminnallisia tai tuotannollisia kysymyksiä.

Yksi mielenkiintoisimmista käytännön havainnoista on se, kuinka erilaisiin hankkeisiin T&K-vähennystä on voitu soveltaa. Myönteisiä ratkaisuja on saatu muun muassa uusien tuotteiden ja materiaalien kehittämiseen, ohjelmisto- ja tekoälyratkaisuihin, automaatioon ja dataan liittyviin hankkeisiin, palvelukonseptien kehittämiseen sekä tuotanto- ja liiketoimintaprosessien uudistamiseen.

Hyväksyttyjä hankkeita tarkasteltaessa huomio kiinnittyy siihen, ettei niiden välillä välttämättä ole mitään toimialaan, teknologiaan tai yrityksen kokoon liittyvää yhdistävää tekijää. Yhteistä on sen sijaan hankkeisiin liittynyt epävarmuus. Hankkeen alussa on ollut olemassa kysymys, johon yritys ei vielä tiennyt vastausta. Kehitystyön tarkoituksena on ollut tuottaa uusi ratkaisu tai löytää uusi tapa hyödyntää olemassa olevaa tietoa.

Tämä havainto on myös käytännön näkökulmasta tärkeä. Moni yritys tunnistaa T&K-toiminnaksi tuotekehityksen ja ohjelmistokehityksen, mutta jättää tarkastelun ulkopuolelle esimerkiksi palveluiden, prosessien tai tiedonhallinnan kehittämisen, vaikka juuri niihin voi liittyä merkittäviä tutkimus- ja kehittämiselementtejä.

Monessa tapauksessa yritykselle itselleen on täysin selvää, miksi jokin projekti poikkeaa normaalista kehittämisestä. Yrityksen asiantuntijat tietävät, mitä ongelmia hankkeessa on ratkaistu, miksi työ on ollut haastavaa ja mitä uutta sillä on tavoiteltu.

Haaste syntyy usein siitä, ettei tätä tietoa saada siirrettyä riittävän selkeästi veroilmoituksen liitteisiin tai myöhemmin Verohallinnolle annettaviin selvityksiin. Kokemuksemme mukaan yksi yleisimmistä syistä lisäselvityspyynnöille on se, ettei dokumentaatiosta käy selvästi ilmi:

• mikä on yrityksen normaalia kehitystyötä,
• mikä on tutkimus- ja kehittämistoimintaa,
• mitä epävarmuuksia hankkeeseen liittyi,
• miten epävarmuuksia ratkaistiin,
• miksi lopputulosta ei voitu tietää etukäteen.

Usein yritykselle itsestään selvät asiat jäävät kokonaan kuvaamatta. Verohallinnon näkökulmasta juuri nämä asiat ovat kuitenkin keskeisiä.

Jos yrityksesi hyödyntää tai harkitsee tutkimus- ja kehittämistoiminnan verokannustinta, kannattaa huomioida ainakin seuraavat asiat:

• Keskity hankkeen sisältöön, älä hankkeen nimeen.
• Uusi lopputulos ei yksinään riitä osoittamaan T&K-toimintaa.
• Kuvaa mitä olennaisesti uutta hankkeessa tavoitellaan ja miksi tavoiteltua lopputulosta ei tunnettu etukäteen.
• Tunnista hankkeen keskeiset epävarmuudet ja niiden ratkaisemiseksi tehty työ.
• Muista, että samaan hankkeeseen voi sisältyä sekä T&K-toimintaa että tavallista toteutustyötä.
• Erota tutkimus- ja kehittämistoiminta yrityksen normaalista kehitystyöstä.
• Arvioi ennakkoratkaisun tarve erityisesti merkittävissä tai tulkinnanvaraisissa hankkeissa.

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan verokannustin tarjoaa yrityksille merkittävän mahdollisuuden kannustaa investointeihin, innovaatioihin ja pitkäjänteiseen kehitystyöhön. Käytännön kokemukset osoittavat kuitenkin, että vähennyksen soveltaminen ei ratkea sen perusteella, kuinka innovatiivisena yritys itse hankkeensa näkee.

Ratkaisevaa on se, pystyykö yritys osoittamaan mitä hankkeessa tavoiteltiin, mitä epävarmuuksia siihen liittyi ja miten niitä pyrittiin järjestelmällisesti ratkaisemaan. Yhtä tärkeää on kyetä erottamaan tutkimus- ja kehittämistoiminta yrityksen normaalista kehittämisestä sekä dokumentoimaan tämä riittävän selkeästi.

Hyvin valmisteltu vähennysvaatimus ei synny veroilmoitusta laadittaessa, vaan jo silloin, kun kehityshanke käynnistyy.

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan verokannustin sekä T&K-vähennyksen soveltaminen herättävät edelleen paljon käytännön kysymyksiä. Moni yritys pohtii, täyttävätkö sen hankkeet vähennyksen edellytykset ja millaista dokumentaatiota Verohallinto käytännössä odottaa nähtäväkseen.

Me Svalner Atlaksella olemme avustaneet menestyksekkäästi yrityksiä T&K-vähennyksiin liittyvissä arvioinneissa, dokumentoinnissa, ennakkoratkaisuhakemuksissa sekä Verohallinnon selvitysmenettelyissä. Kokemuksemme kattaa useita toimialoja ja hyvin erilaisia kehityshankkeita ohjelmistokehityksestä teollisuuteen, palveluihin ja uusiin teknologioihin.

Autamme mielellämme arvioimaan, voisivatko yrityksenne hankkeet täyttää tutkimus- ja kehittämistoiminnan verokannustimen edellytykset, millaista dokumentaatiota kannattaa kerätä jo hankkeen aikana sekä miten vähennysvaatimukseen kannattaa valmistautua.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, jos haluat keskustella yrityksenne kehityshankkeista tai arvioida mahdollisuuksia hyödyntää T&K-vähennystä. Mitä aikaisemmin asia arvioidaan, sitä helpompaa myös vähennyksen edellytysten osoittaminen yleensä.